Một khi đã cài đặt, Xobni sẽ lập chỉ mục toàn bộ email, nhờ vậy bạn có thể thực hiện các tìm kiếm văn bản và thông tin danh bạ. Xobni cũng sử dụng các thông tin để tạo ra hồ sơ danh bạ liên lạc (contact profile). Xobni hiển thị số lượng email mà một địa chỉ đã gửi cho bạn trong từng ngày.

Ngoài ra, Xobni hiển thị số điện thoại của mỗi địa chỉ bằng cách tách ra từ nội dung email nhận được với độ chính xác đáng ngạc nhiên. Bên dưới mỗi hồ sơ danh bạ, bạn có thể thấy được danh sách toàn bộ các trao đổi (tin nhắn) của mình và những tập tin mà bạn trao đổi với người dùng khác. Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm và xem các danh sách này theo từng chủ đề cụ thể. Xobni cung cấp một thanh trượt để bạn có thể điều chỉnh số lượng trao đổi được hiển thị nhiều hay ít.

Xobni cũng tạo ra một loại mạng xã hội bằng cách giữ lại bất kỳ thông tin người nhận nào có trong email đã gửi cho bạn. Bạn có thể đặt những địa chỉ mới này danh bạ liên lạc hoặc nhanh chóng tạo ra một email mới để gửi cho hẹ từ panel điều khiển của Xobni.

Bạn có thể sử dụng Xobni để thực hiện một tìm kiếm đơn giản trong Outlook, tuy nhiên tiện ích này cung cấp nhiều hơn những gì mà bạn mong muốn. Thay vì xử lý tin nhắn, danh bạ liên lạc và lịch làm việc trong những mục riêng rẻ, Xobni tổng hợp tất cả trong một giao diện dễ dùng, trực quan.

Tải về tại đây

hoặc tại đây (mirror)

Theo PCWorld VN

Đây cũng là nội dung chính của một chuyên đề mà trong đó Computerworld đề cập đến yếu tố tâm sinh lý học trong quản trị CNTT

Năm năm trước, Jean Ritala đã phải lòng một doanh nhân CNTT thành đạt, điển trai, hào hoa và lại rất giỏi hùng biện. Tình yêu của họ ngày càng sâu đậm cho đến khi cô phát hiện ra rằng ý trung nhân của mình đã mắc “bệnh sao” (narcissism) và bệnh đã trầm trọng đến mức Ritala không còn chịu đựng được nên phải nói lời chia tay.

Giờ đây, Ritala đang là giám đốc hỗ trợ dịch vụ của khách sạn Mystic Lake Casino. Tuy bận rộn với công việc, song cô vẫn thường tổ chức các buổi thảo luận cho nhân viên của mình về “bệnh sao” CNTT, về các triệu chứng và liệu pháp với mong muốn họ sẽ tránh được vết xe đổ của bản thân cô.

“Bệnh” bộc phát từ đâu?

Vị trí đặt quảng cáoChuyện của Ritala chỉ là một ví dụ nhỏ về “bệnh sao” CNTT mới được đề cập đến trong thời gian gần đây và đề tài này đã được thảo luận rôm rả trên nhiều diễn đàn, thậm chí trên các trang nhật ký điện tử (blog) của nhiều CIO. Điều này cho thấy đã đến lúc cần phải có sự quan tâm nghiêm túc đối với “bệnh sao” CNTT do những tác động tiêu cực của nó đối với hoạt động chung của một doanh nghiệp CNTT.

Theo định nghĩa của Học viện Y tế quốc gia của Mỹ (NIH), “bệnh sao” CNTT là một hội chứng rối loạn cá tính, dẫn đến việc hình thành nên mẫu hành vi mà trong đó “bệnh nhân” luôn tự cho rằng mọi người chung quanh buộc phải nghe và làm theo những gì mình nói, bất chấp cảm xúc của người khác là như thế nào về thái độ của mình.

Gerald Falkowski, tác giả của quyển sách “Bệnh sao CNTT nơi công sở” (do nhà sách Red Swan, Mỹ phát hành) đang được rất nhiều CIO tiếp nhận, cho biết CNTT hiện vẫn là một môi trường nghề nghiệp mang tính cạnh tranh cao hơn so với những lĩnh vực khác, thậm chí cao hơn cả cái nghiệp làm nhân viên kinh doanh (sales). Vì vậy, cũng chẳng có gì là khó hiểu nếu như dân CNTT dễ mắc “bệnh sao” và mắc bệnh nặng hơn.

Với vị thế tâm điểm trong guồng máy của một doanh nghiệp, nhân viên CNTT thường được “sủng ái” so với những người làm việc ở các bộ phận khác. Có thể họ sẽ được trả lương cao hơn, được nhận “bổng lộc” nhiều hơn và thăng tiến nhanh hơn. Và khi ấy, sẽ có hai trường hợp xảy ra.

Thứ nhất, tự bản thân họ sẽ nghĩ đến chuyện phải không ngừng rèn luyện đạo đức và phấn đấu hơn nữa để xứng đáng với những gì họ đang được nhận. Thứ hai, họ cho rằng công ty phải đối xử với họ đặc biệt hơn nữa vì họ là “người không thể thiếu”. Như vậy, “bệnh sao” CNTT sẽ xảy ra ngay khi xuất hiện trường hợp thứ hai.

Do CNTT là môi trường kiến tạo nên sự tương tác và các mối quan hệ trong công ty, thế nên, nếu nhân viên thuộc bộ phận này có vấn đề bất ổn về mặt tâm lý, sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp lên những nhân viên thuộc các bộ phận còn lại trong doanh nghiệp.

Có một điều đáng mừng là ngày càng có nhiều diễn đàn về “bệnh sao” CNTT được mở ra để giúp cho “bệnh nhân” sớm lành bệnh. Thậm chí, có cả những kênh truyền hình riêng tại Mỹ bàn về đề tài này. “Tôi cho rằng bản chất của “bệnh sao” CNTT đang dần biến đổi theo hướng mà mọi giám đốc nhân sự đều phải vào cuộc,” Gerald Falkowski nói.

Mười biểu hiện đáng chú ý

Cô Ritala cho rằng, người mắc “bệnh sao” CNTT cứ bảo người khác phải làm thế này thế kia, song lại chẳng bao giờ chịu dành thời gian để giúp đỡ người ấy hoàn thành công việc. Để rồi khi những người chung quanh gặp phải thất bại, họ lại lên tiếng phàn nàn, chỉ trích và thậm chí còn đùn đẩy trách nhiệm như thể họ là những kẻ vô can. Ritala còn chỉ ra 10 biểu hiện thường thấy ở người bị “bệnh sao” CNTT như sau:

• Luôn kiêu căng, ngạo mạn, tự cho mình là tâm điểm mà mọi người chung quanh buộc phải chú ý và đối xử đặc biệt cũng như dành cho những đặc quyền hết sức “lạ đời”.
• Ăn nói rất lưu loát, rõ ràng và thường thích pha trò.
• Có thái độ “xem trời bằng vung”, bất kính với những nhân viên lớn tuổi hơn và thường có biểu hiện thích xâm phạm đời tư của người khác.
• Xem thường người lãnh đạo, phê phán người khác nhưng lại không muốn và không thích tiếp thu ý kiến đóng góp của đồng nghiệp.
• Luôn bày tỏ thái độ bất hợp tác với những sáng kiến hay kế hoạch của người khác.
• Thường xuyên khiêu khích đồng nghiệp và tỏ vẻ hung hăng hoặc cau có mỗi khi người khác không đồng tình làm theo ý muốn của mình.
• Cố tình gài bẫy đồng nghiệp để muốn chứng minh với nạn nhân rằng nếu đối đầu với mình, chỉ có “con đường chết”.
• Luôn tìm người yếu bóng vía để bắt nạt và chỉ buông tha cho nạn nhân khi họ thôi việc.
• Thường thích tiếp xúc với những người mà mình cho rằng biết điều.
• Luôn làm ra vẻ như mình là kẻ vô tội mỗi khi gặp sếp.

“Bảng thành tích” nói trên sẽ là một thảm họa nếu như mấy sếp CNTT vớ phải những nhân viên đang mắc “bệnh sao”. Ngoài việc gây ảnh hưởng lớn đến tinh thần của đồng nghiệp hay nội bộ, đôi lúc, những hành vi tiêu cực của họ còn gây thiệt hại và hậu quả nghiêm trọng về vật chất cho công ty (doanh thu). Ritala cho rằng nếu không tìm được một “liệu pháp” thật sự hữu hiệu, những “con ngựa bất kham” này vẫn sẽ quen đường cũ cho dù có bị sa thải cả chục lần.

Và các liệu pháp

Theo Gerald Falkowski, những “con ngựa bất kham” này có thể sống rất “thọ” trong một công ty. Người lãnh đạo có thể thừa hiểu họ vẫn chứng nào tật nấy, song vẫn cứ làm ra vẻ không biết và vẫn tin dùng họ. Đơn giản chỉ vì các sếp cho rằng sự đóng góp của họ cho công ty lớn hơn rất nhiều so với những phiền toái mà họ gây ra. Cũng có khi họ được giám đốc nhân sự mời lên nhắc nhở hay khuyên bảo. Nhưng rồi, mọi thứ đâu lại vào đấy. Như một chiếc xe đổ dốc không phanh, họ cứ ngỡ là mình đang đi đúng hướng và lại càng làm tới.

“Quan điểm của tôi hoàn toàn trái ngược với cách làm của những sếp nói trên. Tôi cho rằng cái giá phải trả sẽ là rất lớn, vì bạn chỉ làm hài lòng vài người, trong khi đa phần nhân viên còn lại đang phải làm việc với tâm trạng căng thẳng, mệt mỏi và lo lắng. Hệ lụy tất yếu là mọi người sẽ không còn tinh thần làm việc theo nhóm. Nếu thế, ai dám bảo doanh thu sẽ không bị ảnh hưởng ? Vậy thì, giữa hy sinh một hoặc vài người với cả một tập thể, bạn muốn đánh đổi cái nào ?” Gerald Falkowski bày tỏ.

Để hóa giải vấn đề này, Gerald Falkowski cho rằng, công ty phải có bộ phận tư vấn tâm lý có trình độ chuyên môn cao. Chính những chuyên gia này sẽ giúp uốn nắn nhân viên ngay khi họ có dấu hiệu bị mắc “bệnh sao”. Giám đốc nhân sự cũng phải nghiêm túc theo dõi, ghi nhận và truyền đạt những lời phàn nàn của đồng nghiệp đến với người này. Hãy in ra giấy và đưa cho họ xem đầy đủ những phản ánh từ phía các nhân viên khác (nhưng đừng cho biết tên của những người này). Hãy nói với “bệnh nhân” rằng: “Đây là những gì mà người khác đang nghĩ về anh và chúng tôi thấy anh nên nghiêm túc xem lại mình. Chúng tôi luôn tin rằng anh là một người làm việc có hiệu quả. Nhưng chúng tôi cũng muốn những nhân viên khác cũng sẽ đạt được thành tích như anh”.

Mấu chốt của vấn đề là giám đốc nhân sự cần phải chặn họ lại ngay từ đầu bằng một thái độ nhẹ nhàng, nhưng đủ kiên quyết để khiến họ tâm phục khẩu phục. Nếu vẫn chưa thành công, bạn cứ thử lại bằng nhiều cách khác nhau cho đến khi họ thật sự bị chinh phục bởi những lý lẽ và phân tích xác đáng của bạn về hành vi tiêu cực của họ.

BẢO NGUYÊN (Tổng hợp từ Computerworld và “Narcissism in Workplace”)